Cómo elegir un buen software a la hora de franquiciar un negocio
La mayoría de empresas que deciden franquiciar no dedican tiempo y atención suficiente
a la hora de seleccionar el software a utilizar.
Se suelen analizar pocos aspectos del mismo y se suelen basar principalmente en
el puramente económico que, aunque importante, no debería ser tan determinante,
puesto que puede ser mucho más caro y costoso el no elegir correctamente el software
desde el principio y tener que cambiarlo al poco tiempo.
Planificar a medio-largo plazo
A la hora de analizar las distintas opciones del mercado o decidirse por un desarrollo
a medida, es importante hacerlo con una visión de futuro a medio-largo plazo. No
nos debemos limitar a buscar una solución para la necesidades actuales del negocio.
Hay que tener una visión más amplia e intentar anticiparnos a las necesidades futuras,
teniendo en cuenta adónde queremos llegar. Un software estandar nos puede suponer
un ahorro inicial, pero limitarnos a la hora de desarrollar nuevos productos y servicios.
Si a medio plazo tenemos que cambiar nuevamente de software será muy costoso en
tiempo y dinero. No sólo por el precio de los programas en sí mismos, sino por el
coste de la implantación del cambio, que es mucho más elevado.
También hay que tener claro que los programas que hacen demasiadas cosas no tienen
porqué ser mejores para nosotros. Seleccionar un programa sobredimensionado y excesivamente
complejo para nuestras necesidades también es un error, que además de hacernos pagar
más de lo debido puede incluso complicarnos la vida a la hora de formar a los franquiciados.
Si nos decidimos por un software a medida, es importante seleccionar una empresa
con experiencia en el sector que nos asesore a la hora de adaptar la aplicación
a las necesidades de la franquicia. Elegir una empresa sin experiencia, nos puede
llevar a un proceso de desarrollo demasiado largo y crearnos limitaciones y suponer
un freno para el desarrollo y evolucion de la franquicia.
Visión global del negocio
Otra punto a tener en cuenta es desarrollar el software con una visión global del
negocio que vamos a franquiciar. Debemos cubrir las necesidades tanto de la central
como de los puntos de venta, ya sean propios como franquiciados.
Si no se integra el software de la central con el de los puntos de venta, se tendrán
que duplicar muchas tareas, se perderá información necesaria para la correcta toma
de decisiones, será más difícil ayudar a los centros franquiciados y se perderá
control sobre ellos.
Con el software adecuado, la central, además de poder llevar a cabo correctamente
su propia gestión, podrá controlar sus puntos de venta a la vez que los dota de
una herramienta que les permitirá obtener el máximo rendimiento, fidelizando así
al propio franquiciado.
Funciones de la central y de los centros franquiciados
Lógicamente, la central y los centros franquiciados tienen unas distintas necesidades,
por lo que el programa deberá adaptarse a distintos perfiles de usuario.
La central requiere una herramienta capaz de llevar a cabo la gestión de la empresa
y de la cadena. Esta herramienta puede ser compleja, ya que debe tocar aspectos
diferentes como son las compras, los diferentes tipos de venta, la contabilidad,
las finanzas, el stock (si lo hay),... así como la capacidad de conectar con los
puntos de venta y exportar e importar toda la información necesaria para la correcta
gestión de la cadena y para saber qué está pasando en nuestra marca. Para ello,
también es imprescindible que el programa cuente con unas buenas herramientas de
análisis.
Por su parte, el software debe contar con una solución para los centros franquiciados
que sea sencilla de utilizar, además de, por supuesto, funcional. Dicha solución
debe cubrir todas las necesidades que tiene el personal y le debe ayudar a agilizar
su función más importante, la venta, en vez de ponerle las cosas más difíciles,
por lo que es básico que el programa sea fácil para cualquier tipo de persona, ya
que el personal no suele tener grandes conocimientos informáticos. Además, un software
sencillo e intuitivo reducirá el proceso de formación inicial abaratando costes.
En definitiva, el software debe ayudar y hacer más eficiente tanto a la central
como a los franquiciados, integrándolos, consiguiendo así un mayor rendimiento global
de todos los centros de la cadena.
Comunicación con la central
Para conseguir la correcta integración de toda la franquicia, es imprescindible
que el software tenga un buen sistema de comunicación entre los centros franquiciados
y la central.
La central debe poder transmitir toda la información necesaria a los puntos de venta
para que estos puedan trabajar correctamente (referencias, tarifas, ofertas, etc.)
sin tener que duplicar el trabajo de entrar los datos.
Por su parte, los establecimientos deben poder enviar toda la información necesaria
para que la central pueda analizar, gestionar y ayudar a toda la red (clientes,
ventas, stocks, descuentos aplicados, etc.).
Este sistema puede ser ‘on-line’ u ‘off-line’. Los sistemas on-line tienen la ventaja
de trasmitir la información a tiempo real, pero es muy importante que cuenten con
la capacidad de seguir trabajando en el caso de que ‘caiga’ la central, el establecimiento
o el sistema de comunicaciones. Actualmente, existen sistemas ‘off-line’ que trabajan
casi a tiempo real, enviando la información tan pronto se tiene conexión con la
otra parte, es decir, si se está conectado la envían con menos de un segundo de
retraso, pero si no la hay, se sigue trabajando y se envía todo tan pronto vuelva
la conexión. En Intraempresas llevamos varios años implantando sistemas ‘online’
u ‘offline’ y 'mixtos' con indices de exito realmente altos. Compaginando el desarrollo
a medida, adaptandonos a las necesidades y nuevas ideas de la franquicia, y acompañando
ese desarrollo con un sistema de soporte al franquiciado,